Zvládajte emailovú komunikáciu efektívne

Emailová komunikácia patrí v súčasnosti medzi bežný spôsob dorozumievania medzi klientom a agentúrou, firmou, ale aj medzi kolegami navzájom. Denne nám komunikácia môže zabrať veľmi veľa času, možno aj celý deň. Aj keď je email nevyhnutná súčasť práce, jeho napísaním ste často nič nedokončili, ale iba začali. Vyskúšajte v tíme niekoľko našich tipov, ktoré vám môžu pomocť riešiť emaily efektívne.

Minimalizujte množstvo emailov

Pred napísaním samotného emailu je dôležité položiť si otázku: Je email nevyhnutný pre vyriešenie tohto problému? Nebude vhodnejšie odkomunikovať váš problém osobne alebo telefonicky? Kým výhodou slovnej komunikácie je rýchlosť, je pravda, že protistrana nemusí byť vždy okamžite k dispozícii. Emailom zase môžete komunikovať aj informácie, ktoré si vyžadujú viac času na pochopenie, obsahujú čísla, odkazy na externé zdroje alebo prílohy, ktoré by ste telefonicky popisovali len veľmi komplikovane.

K minimalizácii množstva emailov patrí aj pridanie adresáta na kópiu alebo preposielanie. Je fajn, ak sa snažíte kolegov udržať v obraze tým, že budú v kópii emailu. Aj to však platí iba do určitého počtu správ, od ktorého už človek začne väčšinu vašich emailov podvedome prehliadať.

Dajte si záležať na predmete emailu

Predmet je prvý úryvok textu, s ktorým adresát príde do kontaktu, keď mu v schránke blikne upozornenie na novú správu. Jeho dôležitosť by ste nemali podceniť. Pomôžu dátumy aj vyjadrenie naliehavosti:

Takto napísaný predmet pomôže lepšie rozlíšiť správy v inboxe. Vo vyhľadávaní sa človek rýchlejšie dopracuje k hľadanej správe.

V druhom prípade už z predmetu viem, v akom horizonte si email vyžaduje moju pozornosť. Niektoré je potrebné vybaviť ihneď, k ďalším sa môžem vrátiť neskôr bez toho, aby som musel čítať celé telo emailu. Ak je to vhodné, môžete použiť aj spresnenie “urgentne”, “ASAP”, ale aj “neponáhľa”.

Prehľadnosť a dĺžka emailu

Píšte jednoduchšie vety a držte sa témy. Ak si niečo vyžaduje dlhšiu konzultáciu alebo argumentáciu, snažte sa zachytiť podstatu/vaše stanovisko/návrh riešenia a zdôvodnenie poskytnite na meetingu/telefonicky/z externého zdroja. Ideálna dĺžka emailu, aby pri ňom človek udržal pozornosť a správne ho pochopil, sú 2-3 odstavce.

Urobte štruktúru odstavcami, použite (ne)číslované zoznamy a zvýraznite podstatné body tučným písmom. Aj keď sme odporúčali dĺžku emailu, niekedy do 3 odstavcov nevieme vtesnať celú pointu. Pre ľahšiu a rýchlejšiu čitateľnosť je preto dôležité text štruktúrovať. Hrubým písmom vyznačte najmä akcie, ktoré očakávate, termíny, ktoré chcete dodržať. Pomôžu adresátovi rýchlo sa zorientovať a na základe nich môže ihneď vykonať neodkladné kroky alebo naplánovať prácu na neskôr.

V jednej správe komunikujte jednu tému. Ak s adresátom potrebujete prebrať viac tém/bodov, komunikujte každú v samostatnej správe. Udržíte tak v komunikácii prehľad, najmä keď emailové vlákno bude mať viac odpovedí. Je to výhodné aj v prípade, že budete musieť do komunikácie zapojiť ďalšieho kolegu. Ten nemusí čítať množstvo textu, ktoré sa ho netýka, a umožníte mu tak rýchlejšie reagovať.

To, čo sme uviedli vyššie, platí aj opačne - jednu tému komunikujte v jednej správe. Ak sa váš email týka témy, ktorú ste už emailom komunikovali, snažte sa email dohľadať a odpovedať v rovnakom vlákne. Nie je nič horšie ako hľadať finálne stanovisko šéfa/klienta medzi 5 rôznymi vláknami.

Definujte úlohy a postup, ktorý očakávate

Vyhnite sa vágnym definíciám zodpovednosti. “Zodpovednosť všetkých za všetko je zodpovednosť nikoho za nič.” (Tomáš Baťa). Ak ste v nadriadenej pozícii, priblížime to na tomto príklade: 

V pozícii kolegu alebo podriadeného dávajte pozor, aby vaša žiadosť nevyznela ako príkaz. Záleží od situácie, radšej sa opýtajte, či na to má kolega čas, poprípade navrhnite aj svoju súčinnosť.

Celý email si po sebe nakoniec prečítajte, či vety a kontext dávajú zmysel. Namiesto osobných zámen (on, ona) radšej uveďte meno konkrétnej osoby. Ukazovacie zámená (ten, to) nahraďte za prídavné a podstatné mená. Nezabudnite skontrolovať aj prílohy, na ktoré v texte odkazujete.

Formálnosť a tón hlasu

Aj keď sa snažíme email napísať rýchlo a táto forma komunikácie je považovaná za menej formálnu ako list, určitú úroveň formálnosti by sme mali dodržať. Nezabudnite na pozdrav a poďakovanie.

Keď komunikujeme osobne, kontext dopĺňame aj našou rečou tela, emóciami, tónom hlasu. Emailom tieto faktory preniesť nevieme, preto si dajte pozor, aby vaša správa nevyznela zle.

V prvom prípade by sme z textu mohli pochopiť aj istú frustráciu. V skutočnosti to tak ale nie je. Odosielateľ vyjadrí spokojnosť a pripomenie kolegyni/kolegovi dnešný deadline.

Čo robiť v prípade, že vás prijatý email nahnevá alebo doslova rozzúri? Môžete napísať odpoveď, ale určite ju neposielajte. Nechajte si pár hodín alebo aj čas do ďalšieho rána na vychladnutie. Lepšie si premyslite prípadné dôsledky vašich vyjadrení. Vhodnejšou cestou, ako podať vaše stanovisko, bude osobné stretnutie alebo videokonferečný hovor.

Napísať dobrý pracovný email nie je žiadna veda, no určite si vyžaduje dávku sústredenia. Vopred si uvedomte, komu idete písať, v akej pozícii k adresátovi ste a čo mu chcete povedať. Správne zvolenými slovami dosiahnete svoj cieľ a spokojnosť bude na oboch stranách.